预算执行管控信息化助力企业“过冬”

1评论 2016-02-02 08:50:00 来源:商业电讯 今天这么干!稳了!

    经济严冬,寒风阵阵,企业究竟该如何“过冬”?全面预算管理或许能成为企业的救命稻草,帮助企业开源节流,修炼内功。但是目前,很多企业虽然制定了详细的全面预算管理制度,也采用了预算管理软件协助进行预算编制、上报和执行分析,但是预算最终实际执行的效果却不尽人意。

    对此,北京慧点科技有限公司高级咨询顾问沈喜刚在接受记者采访时表示,通过建立预算执行管控信息系统,可以做到“事前预算控制、事中审批控制、事后核算分析”的一体化管理,真正实现全面预算管理,帮助企业度过严冬。

    追本溯源寻改善之法

    

    细思之下,企业预算之所以偏离正常轨道,背后的成因有很多,往往体现在企业实际操作过程中。

    “比如有些本应节约的钱,由于年初预算充足而支付出去,当下属企业或者部门发现超预算时为时已晚,影响到年末正常业务的开展。还有一些单位尽管做了预算编制,但是当某一项费用预算不够的时候,就挪用别的费用预算,‘拆东墙补西墙’的做法存在很大的风险隐患。”沈喜刚在接受记者采访时说道。

    “最应该引起重视的成因,则是部分企业完全不清楚自己的预算。费用发生后,只要公司领导给予批示,便能入账,可公司的高层管理者很少会在签字的时候过问预算的剩余情况。”

    上述情形只是企业预算编制与执行脱节的缩影,把企业预算管理出现的种种问题扼杀在摇篮里,变得迫在眉睫。

    预算执行管控信息系统或许能够达到这个目的。它是一个要求企业全员参与的系统,通过系统建设,企业的财务管理水平将得到极大的提高。沈喜刚将该系统比作“桥梁”,它可以与企业的预算、核算系统做强大的集成,并且还有很大空间的延展性,让财务精细化管理的理念落实到企业的每一个角落。

    沈喜刚介绍到,通过建立预算执行管控信息系统,可以支持各级领导和责任部门实现成本费用“主动式管理”,实现“事前预算控制、事中审批控制、事后核算分析”的一体化管理,这对企业来说,大有裨益。

    信息系统破预算控制难题

    预算执行管控系统帮助企业在严格控制预算的执行过程中,实现支出预算的事前控制,以及申请部门、归口管理部门对预算支出的适时管理。

    “企业对预算支出项目制定统一的审批权限,不管是谁,凡是发生支出都必须严格按照审批权限,执行支出审批。”沈喜刚表示,系统的重点就是对预算支出审批流程的自动化管理,系统要根据费用事项、授权审批限额等条件的不同,对符合预算要求的费用申请自动提交到下一审核节点,提前从申请环节进行合规性检查,而且由系统自动完成,这样做可以减少人工判断、避免人为干预。

    目前,由于集团企业规模、各成员企业之间的业务差别比较大,制定统一的预算分配和管理策略很难适应所有成员企业的预算控制要求。因此,对于集团企业,应当在统一管控的基础上,按照分级授权、权责对应的原则,授权各公司自行制定预算分配和管理策略。

    在沈喜刚看来,对于企业内部的预算管理方式可以细化为“分解控制”和“归口控制”两种管理策略。“分解控制”策略是企业将某一费用预算下发分解到各个部门,由各个部门实现预算自行控制管理。“归口控制”策略是企业将某一费用预算不下发分解到各个部门,而是由一个归口部门统一管理。因此,系统需要根据企业的实际情况,针对不同费用的预算管理策略,灵活设置控制策略,满足企业管理需求。

    另外,由于集团内部各成员单位的管理水平不均,一些管理基础薄弱的企业希望预算按照年度总额管理控制,而一些管理基础较好的企业则希望将预算细化到按月控制。按月控制的企业,进行预算滚动加总控制,即前一个月使用不完的预算,可以滚动至下一个月继续使用。在遇到年中某一月份需要大量开支的时候,可以进行跨月调整,将后面月份的预算挪至当月使用。因此,针对不同单位管理控制期间的不同要求,系统可以灵活设置预算控制期间,即“年度控制”或“月度控制”,保证预算执行控制可以落地执行。

    除此之外,系统还可以将企业财务管理推进到业务前端,进一步加强财务与业务的一体化管理。通过支出申请和审批的电子化手段,全面、及时地采集各类成本费用的信息,各级企业成本费用的责任部门和归口管理部门也要实时掌握各项预算的开支情况,解决财务信息反馈的滞后性问题,实现由事后被动管理向事前主动控制的转化。

    北京慧点科技有限公司高级咨询顾问 沈喜刚

    (来源:《中国会计报》)

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