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决议督办管理系统 锻造高效执行力

2014-12-03 09:00:00 来源: 中国商业电讯

    导读:为了解决企业督办业务面临的各类问题、提升督办管理效能,企业离不开信息化的能力支持。慧点科技的决议督办管理系统不仅为企业督办管理提供了便捷的信息化工具,更重要的是透过其先进的管理思想和方法能够帮助企业实现管理模式的改进、执行力的提升和业务的改善,促进企业制度、文化、人与组织的和谐发展。

    执行力是贯彻战略意图,完成预定目标,把企业战略、规划转化成为效益、成果的核心要素,是企业管理成败的关键。据相关机构统计,全球企业的发展20%靠企业的策划,60%靠企业各层级人员的执行力,还有20%靠的是机遇与环境等不确定因素。由此可见,成功的企业一定是具备了正确的战略和卓越的战略执行力,而督办则是贯彻决策部署、保障工作落实的重要手段,是锻造、提升执行力的中心环节。

    企业督办管理面临的问题

    随着经济环境日益转变,企业集团精细化管理的不断推进,IT技术的日新月异,依靠传统的督办方式和工作手段(纸制文件、电话、邮件、Excel等)已经难以满足企业实时、全面、体系化的督办业务管理要求:

    1、传统方式下,企业决策者和办公室领导想要快速定位、查询、获取督办进展,只能通过询问或上会,难以实时了解;

    2、督办事项所涉及的业务范畴越来越广泛,如何将来源多样、启动时间不同、持续周期不同、涉及部门不同的各类督办事项进行有效、实时的统筹与管控,成为企业督办业务研究的重要难题;

    3、督办管理人员需要定期整理撰写督办执行报告或统计督办效能数据,费时费力。靠手工在Excel上记录不仅繁琐,还可能出现遗漏,想要整理统计一个或多个、一类或多类事项的办理情况或历史信息更需要投入大量的工作,难以快速支持领导决策和管理优化。

    督办信息化工具的探索

    为了解决督办管理过程中面临的各类问题,一些企业开始寻求信息化工具的支持,利用协同OA产品里的相关模块(如决议、任务流程管理等类似模块)实现了管理的在线电子化。但企业督办部门在实际管理过程中却发现,基于模块的督办管理内容并不完整,应用不够深入,难以形成闭环式管理,对督办业务水平的提升效果很有限。企业非常期待能有一款成熟的产品,能够实现会议组织、督办统筹、分解下达、协作沟通、执行跟踪、成果确认、效能统计等决议督办业务的全生命周期管理,同时能够支持集团企业多层级管理业务的贯穿,从而帮助企业尤其是集团型企业有效地提升督办管理效能。然而具备如此功能并独立完整的决议督办管理系统在国内可谓是一品难求。

    一直聚焦国内高端企业市场、服务集团精细化管理的管理软件公司北京慧点科技有限公司,就顺势推出了一款专业的决议督办管理系统,并已积累了诸多知名企业的成功应用案例。

    据了解,慧点科技对企业督办业务和信息化应用的研究始于2000年以前,设计思路最初来源于客户提出的实际管理需求。随后,在大量企业业务信息化实践的基础上,慧点科技于2008年推出了全生命周期闭环管理的决议督办管理系统,也因此成为了国内第一家拥有完整决议督办管理解决方案的供应商。

    专业系统锻造高效执行力

    慧点科技的决议督办管理系统以精细化管理为理论依据,创新了业务思路与管理工具,可以支持企业重要会议(董事会、高管办公会、党委会、专题会等)的无纸化会议管理及会议决议督办管理,同时可实现企业各类督办事项(重点工作、领导交办、工作计划、项目工作、任务、公文及其它事项)的全生命周期闭环管理,并为各级用户提供了统一化、体系化、便捷化的管理视图、任务中心和处理机制,全程记录过程,从而帮助企业打造高效的执行力。

    慧点科技决议督办管理整体业务视图

    与传统手工方式或简单的OA模块管理相比,慧点科技决议督办管理系统的应用能够为企业带来督办管理水平的显著提升。主要表现为:

    1、

    全链条、全生命周期的业务固化

    有别于市场上简单满足任务管理或只重视结果管理的类似产品与模块,慧点科技决议督办管理系统既能服务于企业重要会议的无纸化会议管理和督办管理,又能实现各类型督办事项的督办统筹、分解下达、协作沟通、执行反馈、督办跟踪、办结确认、效能统计在内的全过程、全生命周期闭环管理。

    2、统一的管理视图

    决议督办管理系统向决策层、管理层及执行层提供了统一、体系化、关联化的督办管理视图,能够快速、实时地了解各类督办事项的执行进展、关联信息。同时,通过与OA、会议管理、公文管理系统/模块的集成,系统可以自动同步用户及组织机构,并自动汇集与用户相关的各类议题、督办事项信息,在平台上统一展示;还能自动生成督办事项办理或管理的个性化用户日程,让决策、业务处理更加高效、协同。

    3、基于实际工作场景的特色应用

    决议督办管理系统的功能设计充分考虑了企业督办实际场景下的应用需求,如系统提供了督办事项的体系化监控、自动预警和自动提醒功能,能够在任务到期前自动发起催办提醒,在任务延期时自动发起预警,从而避免了人工督办可能导致的业务过程疏漏,保障督办任务的高效执行。

    不仅如此,系统为权限范围内的用户提供了个性化的事项关注功能,实现督办事项的一键关注,进展推送。对延期申请、终止办理与变更等特殊督办业务也提供了相应的能力支持。

    4、加强业务与管理的协同

    借助决议督办管理系统,企业能对各类督办事项进行体系化统筹,实现不同级企业间、不同部门间、不同级人员间的业务协同。通过督办事项办理协同与管控的有效融合,全面保障了督办事项的科学、高效办理。

    基于协同空间的事项处理模型,系统可以实现不同角色人员在同一时间对同一督办任务的协作与沟通,如:督办事项发起者的查看与催办、分管领导的点评与沟通、主办人的持续反馈、协办人的协助办理与协作等。事项逐级分解模型则让系统支持督办事项的逐级分解细化与逐级的反馈汇总,进一步缩减了督办事项的处理周期。

    5、多维度的数据统计查询

    此外,针对企业督办管理中面临的督办事项定位、查询和统计难的问题,慧点科技决议督办管理系统创新应用的“立体信箱式”督办管理模型,能够支持从多维度(如督办来源、业务类型、组织人员、时间维度等)快速定位、查询和统计督办事项信息,为企业各级用户提供更为便捷、全面、易用的执行和决策支持,实现“人在找督办事项”向“督办事项主动找人”的转变。

慧点科技“立体信箱式”督办事项管理模型

    由此可见,信息化是企业发展的必经之路,推广和实施决议督办管理系统,根本目的不仅是为了帮助企业建立一套得力的督办业务信息化管理工具,更重要的是透过其先进的管理思想和方法能够帮助企业实现管理模式的改进、执行力的提升和业务的改善,促进企业制度、文化、人与组织的和谐发展。相信深谙集团企业管理与信息化之道的慧点科技,和功能完整成熟的决议督办管理系统,能够助力企业达成这一目标。

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