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差旅管理,成本优化的有效杠杆

白银大赛千万实盘资金派送中 2013年10月25日 10:15   来源: 中国商业电讯   网友评论(人参与

    广东2013-10-25(中国商业电讯)--我们在6月刊里,和大家分享过差旅管理的三个作用,分别是辅助业务管理、保障出行、成本优化。本期和大家探讨最基础的第三点,谈谈差旅管理是如何实现成本优化作用的。

    差旅费用是企业第二大可控成本,排在人力资源费用之后,是企业根据出差依赖度和人员投放效率调节的可控支出,有效地起到成本优化的杠杆作用。其次,差旅行为和人力、资金等的投入密切相关,通过差旅管理能人力、资金的成本起到连带的控制作用,使得差旅管理成为成本统筹的常规手段。

    差旅成本并不是越低越好,决定企业如何进行差旅管理主要有两个因素。

    首先,企业所处行业对差旅依赖程度,决定了企业差旅费用占业务收入比例的合理范围。例如,据英国知名大学下属研究机构的调查结果,金融投资企业的差旅成本一般在业务收入的10%-18%之间,少了则不利于业务的可持续发展,多了则会产生无效的支出,造成成本浪费。

    另外一个因素,则是企业运作对于专业人员投放效率的要求,这往往体现在利润率上。有效的差旅支出,通过专业的管理,每1元的差旅投入,约可以产生12.5元的收入或约3.8元的利润。

    如下图所示,根据企业的差旅依赖度和利润率情况大致分为四类,对应有该类型的代表行业,企业应根据自身的情况作出判断,相对应地找到合适的差旅管理方法。

    下面具体介绍这些方法:

    1. 产品选择和价格对比:商旅出行时间和空间的选择性不像休闲出行那么大,因此需要在合适的区间内进行比价,例如航班的选择要在前后两小时里寻找价格更低的航次,住宿要在主要活动地点的周边5公里区域内挑选替代酒店,同时保障员工的安全和舒适。

    2. 集中采购:把整个企业各事业部门、各分子公司的差旅进行统筹管理,争取批量采购的价格。另外,多人出行时,要善于利用团队价格。

    3. 直接采购:结合第2点,与航空公司、酒店直接签订大客户协议价,再交由差旅服务商执行。

    4. 提前采购:最好提前7天以上预订机票,一般可获得3%以上的额外折扣。腾邦国际的几个大客户,其出行时间相对固定的工程部门出行成本,比销售部门每趟低500元以上,就是严格执行了提前预定政策。

    5. 贯彻差旅政策:企业平均有27%的出行属无效差旅,制定出行审批流程,可大幅减少无效差旅,并且,针对不同职级、职务制定不同的出行标准,也能有效地降低成本。

    差旅管理应该着眼于整体的成本优化,而大部分的差旅管理,需要由专业的差旅管理服务商来实现。腾邦国际的一个大企业客户,在通过专业的差旅管理后,航空出行由0.9元/公里下降到0.7元/公里,其同年的利润率则上升了近一个百分点,反映企业本身的管理能力得到体系性的改善。

    总结:在经济下行周期,或是上市公司的财务周期末期,差旅成本的优化和控制,是有效调控业务投放节奏的手段。衡量企业的管理水平,其差旅投入产出的有效性也是非常重要的一个指标。因此,越来越多的企业都开始选择专业的服务商为企业进行差旅管理。

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