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合理规划工作

http://www.jrj.com    2008年10月07日 11:57     《创业邦》
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  rush Hour

  要学会如何充分地利用闲暇时段,提高工作效率。

  文/Chris Penttila

  作为一家以项目为基础运作的企业,创新战略公司(Creative Strategy Inc.)的雇员在最后期限的压力下,都会有几个月的时间忙得几乎喘不过气来。而在平时,这种压力就消失了,变得很安静。对于这家销售额达150万美元的品牌塑造和营销公司的创始人兼总裁莎莉·罗夫曼(Sally Roffman)来说,简直太安静了。“那些天,当我走进办公室时每个人都想找个地方躲起来,因为我已经替他们计划好了工作中的所有细节。”她说。

  为了保证完成所有客户的订单,一天工作14个小时你能应付下来;但是当突然有一天、一周甚至是一个季度,你有了大把的空闲时间,你还能应付下来吗?许多人试图使自己保持忙碌状态以度过这段松散的时间,但他们时常发现效率并不高。“你已经习惯于忙碌,甚至已对此节奏成瘾。”时间管理与组织专家、著有《完全的时间管理》(Time Management From the Inside Out)一书的朱莉·摩根斯坦(Julie Morgenstern)说:“因此,如果你不能充分地利用这段时间,不妨试着去休息和娱乐一下。”

  无论是忙碌还是闲暇时,美国的工人们在安排时间上都算不上是聪明的。最近由组织产出调研企业Day-Timers公司所做的一次调查显示,三分之一的工人从未对其工作进行过规划,很少或从未根据优先级的高低去安排其工作。“人们在时间管理上所犯的最大错误是,他们不清楚自己浪费了多少时间。”个人效率专家、《时间管理记忆漫步者》(The Time Management Memory Jogger)一书的作者佩吉·邓肯(Peggy Duncan)认为。

  你必须要采用不同的方式去应对这些情况,以获得更高的效率。摩根斯坦把工作区分为为断续性工作和连续性工作,比如处理发货或者回复电子邮件这些短期突发的任务都属于前者,后者则是至少需要一小时以上紧张思考的深入分析类的工作,包括撰写及建立客户档案、研究业界动向、分析数据、发展业务联系和亲自出席的会议等。摩根斯坦认为:“连续性工作可以让你认清自己到底是个打工者还是创业者。如果你提前做好计划,在闲暇的时候则刚好是进行连续性工作的最理想时期。”

  罗夫曼给出了一个在闲暇时期可以进行的工作清单:比如促销宣传、列出自己需要阅读并与员工分享的文章、开发新的联系人、实行新的工作流程等。在近期的几个项目中,她也运用闲暇时段进行回顾。“你并不仅仅要在闲暇时段启动一些新工作,你也应该坚持跟踪那些在繁忙时期完成的工作。”她说:“在繁忙时,更要强化人际关系网的维护、销售支持、头脑风暴活动以及保持正确的流程。”

  对许多公司来说,都会遇到周期性的闲暇时段,这就需要提前做好计划。摩根斯坦建议对连续性项目指派一个计划小组。“如果遇到了意料之外的低谷时段,你可以求助于这一计划小组,他们会给出项目列表。”她说。

  在低谷时段很适合开发新的业务联系、组织和设计新的系统,但不要同时进行多项任务,因为这会损及到你的工作效率。“一旦你开始了一项工作,最好一直坚持下去而不是做做停停。”摩根斯坦说:“如果你正在给客户关系网打电话,最好连续做完。”

  罗夫曼认为要使低谷时段更有效率,需要一种实用的方法,而不是下意识的生理反应。“我能想到的最没有效率的事情就是坐在电脑前无所事事,”她说,“要控制好低谷时段,把它变得更有效率。” [Entrepreneur] (译/郭依峰)

关键词

时段 闲暇 工作 连续性 效率 

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